Le rapport PDF et les rapports par e-mail

Le rapport d’activité résume une période en quelques pages A4 : conversations, part réglée par l’IA, canaux, nouveaux contacts, rendez-vous et satisfaction.

Exportez le rapport depuis l’Accueil

1. Ouvrez l’Accueil.
2. Dans le bandeau du haut, choisissez la période : 24 h, 7 j (par défaut), 30 j ou 3 mois.
3. Cliquez sur Exporter le rapport PDF. Le fichier se télécharge.

Le rapport est rédigé dans la langue que vous utilisez dans nBot. Il couvre toute l’organisation, quelle que soit l’entité affichée.

Comme il liste les contacts et les rendez-vous, un membre qui n’a pas l’Accès aux contacts ou l’Accès aux rendez-vous ne voit pas ce bouton : voir Ajouter les membres de votre équipe.

Parcourez le contenu du PDF

• La synthèse : votre organisation, la période, le nombre de conversations réglées par l’IA sans intervention humaine, et celles qui attendent encore une réponse de l’équipe.
• Quatre chiffres clés : Conversations (avec l’évolution par rapport à la période précédente), Messages, Résolu par l’IA et Handoffs agent, c’est-à-dire les conversations passées à un humain.
• Volume par période : les conversations par heure sur 24 h, par jour sur 7 ou 30 jours, par semaine sur 3 mois, avec le pic.
• Canaux et Widgets les plus actifs.
• Prospects : les nouveaux contacts, leur tri par l’IA, puis un tableau avec contact, canal, téléphone, e-mail, catégorie et date. Au-delà de 200 contacts, seuls les 200 plus récents y figurent ; la liste complète reste dans Contacts.
• Rendez-vous : nom, date, avec qui et statut (Confirmé, En attente, Annulé).
• Satisfaction (CSAT) et Recommandation (NPS).

Activez l’envoi par e-mail

Réservé aux administrateurs.

1. Ouvrez Réglages › Réglages, puis la section Rapports.
2. Dans la carte Rapport mensuel, cochez Activer les rapports.
3. Dans Destinataires, saisissez les adresses e-mail séparées par des virgules. Laissez vide pour envoyer à tous les administrateurs.
4. Choisissez la Fréquence : Mensuel ou Hebdomadaire (le lundi).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Le rapport mensuel part au début de chaque mois avec les chiffres du mois écoulé ; le rapport hebdomadaire part le lundi avec les sept jours précédents. L’e-mail reprend les chiffres clés (conversations, messages, handoffs, nouveaux contacts, demandes de rendez-vous, CSAT, NPS, tri IA, widgets les plus actifs) et joint le rapport PDF complet quand il peut être généré. Un membre de l’équipe le reçoit dans sa propre langue.

Après un envoi, sa date s’affiche sous la fréquence : Dernier envoi.

Prévisualisez et testez

Dans la même carte :

• Voir l’aperçu affiche l’e-mail tel qu’il sera reçu, avec les chiffres en cours : le mois en cours en mensuel, les sept derniers jours en hebdomadaire. Masquer l’aperçu le referme.
• Télécharger le rapport en PDF ouvre le PDF de cette même période.
• Envoyer un aperçu maintenant envoie tout de suite un e-mail de test aux destinataires enregistrés, ou à tous les administrateurs si la liste est vide. Son objet commence par « [Test] ». Il couvre la dernière période complète de la fréquence choisie, même pas encore enregistrée (le mois écoulé, ou les sept jours précédents), avec le PDF joint. Si le PDF n’a pas pu être généré, le message « Le PDF n’a pas pu être généré : l’e-mail est parti sans pièce jointe. » s’affiche.

L’aperçu et le PDF suivent la fréquence enregistrée : si vous venez de la changer, cliquez d’abord sur Enregistrer.

Astuce · Une réponse de formulaire se télécharge aussi en PDF, avec Télécharger en PDF dans la liste des réponses : voir Les réponses aux formulaires.