Suivre les tâches de l’équipe

Les tâches sont les relances internes de l’équipe : rappeler un prospect, envoyer un devis, préparer une rencontre. Le client n’en voit rien. Les rendez-vous que vos visiteurs réservent eux-mêmes sont ailleurs : voir Configurer l’équipe et les agendas. L’entrée Tâches du menu dépend de votre offre.

Ouvrez vos tâches

1. Ouvrez Agenda › Tâches. En haut, trois compteurs : Aujourd’hui, En retard et À venir.
2. Choisissez une vue :
   • Aujourd’hui : l’échéance tombe aujourd’hui.
   • En retard : l’échéance est passée et la tâche n’est pas faite.
   • À venir : l’échéance est plus tard, ou la tâche n’en a pas.
   • Terminées : les tâches cochées.
3. Le menu à côté filtre par personne : Mes tâches (par défaut), Équipe ou un membre précis.

Sous chaque tâche, des pastilles indiquent le contact, l’entreprise ou l’affaire concernés : un clic ouvre la fiche.

Créez une tâche

1. Cliquez sur Nouvelle tâche.
2. Donnez un Titre, par exemple « Rappeler pour le devis ».
3. Choisissez le type : Tâche, Appel ou RDV.
4. Indiquez l’Échéance (date et heure).
5. Dans Assignée à, gardez votre nom ou choisissez un collègue. Non assigné est possible, mais personne ne sera prévenu.
6. Si besoin, reliez-la à un Contact, une Entreprise ou une Affaire en cours, et ajoutez des Notes.
7. Cliquez sur Créer.

Vous pouvez aussi créer une tâche depuis :

• la fiche d’une entreprise (Contacts › Entreprises) : bouton Nouvelle tâche, l’entreprise est déjà remplie ;
• une affaire de Ventes › Pipeline : dans Activités, écrivez le titre, choisissez le type, une date si besoin, puis cliquez sur +. Cette tâche vous est assignée.

Les appels et RDV n’apparaissent dans Tâches que s’ils ont une échéance.

Soyez prévenu à l’échéance

À l’heure de l’échéance, la personne assignée reçoit dans sa cloche Une tâche arrive à échéance, avec son titre et ce qu’elle concerne (contact, entreprise ou affaire). Un clic ouvre Tâches. Si elle a activé les notifications sur son appareil, elle la reçoit aussi là (voir Notifications).

Changer l’échéance ou la personne assignée relance le rappel pour la nouvelle échéance.

Une tâche RDV reste une note pour l’équipe : elle ne s’inscrit dans aucun agenda et personne en dehors de l’équipe n’est prévenu. Pour qu’un client réserve lui-même un créneau, passez par la prise de rendez-vous du widget.

Cochez, modifiez, supprimez

1. Une tâche faite ? Cliquez sur le cercle à sa gauche (Marquer comme fait) : elle passe dans Terminées.
2. Cochée par erreur ? Dans Terminées, cliquez sur la coche (Rouvrir).
3. Pour la changer, cliquez sur son titre : la fenêtre Modifier la tâche s’ouvre. Cliquez sur Enregistrer, ou sur Supprimer pour l’effacer.

Astuce · Dès que son heure est passée, une tâche non faite affiche cette heure en rouge. Commencez la journée par la vue En retard, puis Aujourd’hui.